Certidões Negativas para Licitações: Guia Completo com Todas as Certidões Necessárias

Introdução: A Importância das Certidões na Habilitação Licitatória

As certidões negativas constituem um dos pilares fundamentais da documentação exigida em processos licitatórios. Elas funcionam como atestados oficiais de que a empresa não possui pendências perante os diversos órgãos fiscalizadores, demonstrando regularidade fiscal, trabalhista e jurídica.

Para empresas que atuam ou pretendem atuar no mercado de compras públicas, manter um controle rigoroso das certidões é absolutamente essencial. Uma única certidão vencida ou positiva pode resultar na inabilitação da empresa em um processo licitatório, fazendo-a perder oportunidades importantes de negócio.

Neste guia completo, a equipe da E-Licita GOV detalha todas as certidões comumente exigidas em licitações, explicando onde obtê-las, seus prazos de validade, custos associados e estratégias para manter sua documentação sempre em dia.

Visão Geral: Categorias de Certidões em Licitações

As certidões exigidas em processos licitatórios podem ser agrupadas em categorias conforme sua natureza e o aspecto da regularidade que comprovam:

Regularidade Fiscal Federal

Comprova a situação regular perante a União e seus órgãos:

• Certidão Negativa de Débitos Federais (CND)
• Certificado de Regularidade do FGTS (CRF)
• Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)

Regularidade Fiscal Estadual

Demonstra regularidade perante o fisco estadual:

• Certidão Negativa de Débitos Estaduais
• Certidão de Regularidade do ICMS

Regularidade Fiscal Municipal

Atesta a situação regular perante o município:

• Certidão Negativa de Débitos Municipais
• Certidão de Regularidade do ISS

Regularidade Jurídica e Falimentar

Comprova a situação jurídica da empresa:

• Certidão Negativa de Falência e Recuperação Judicial
• Certidão de Regularidade no CEIS e CNEP

Certidão Negativa de Débitos Federais (CND)

O Que Comprova

A Certidão Negativa de Débitos relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, conhecida como CND Federal, comprova a regularidade da empresa perante a Receita Federal do Brasil e a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional.

Abrangência da certidão:

• Tributos federais (IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IPI, etc.)
• Contribuições previdenciárias (INSS)
• Dívida ativa da União

Onde Obter

A CND Federal é emitida exclusivamente pela internet, através do portal da Receita Federal do Brasil.

Endereço eletrônico:

www.gov.br/receitafederal → Serviços → Certidões → Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União

Procedimento de Emissão

• Acesse o portal da Receita Federal
• Localize o serviço de emissão de certidões
• Informe o CNPJ da empresa
• O sistema verificará automaticamente a situação
• Se regular, a certidão é emitida instantaneamente
• Faça o download do documento em PDF

Prazo de Validade

A CND Federal tem validade de 180 dias a partir da data de emissão, conforme estabelecido pela legislação tributária federal.

Custo

A emissão da CND Federal é gratuita.

Situações Especiais

Certidão Positiva com Efeitos de Negativa:

Quando existem débitos, mas estes estão com exigibilidade suspensa (parcelamento regular, discussão judicial com garantia, etc.), é emitida a Certidão Positiva com Efeitos de Negativa (CPEND), que tem os mesmos efeitos da CND para fins de licitação.

Certidão Positiva:

Se houver débitos vencidos e não regularizados, o sistema emitirá uma Certidão Positiva, que impede a participação em licitações.

Certificado de Regularidade do FGTS (CRF)

O Que Comprova

O Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) atesta que a empresa está em dia com suas obrigações perante o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, demonstrando o recolhimento regular das contribuições devidas.

Onde Obter

O CRF é emitido pela Caixa Econômica Federal, gestora do FGTS, através do portal Conectividade Social.

Endereço eletrônico:

www.caixa.gov.br → FGTS → Empregador → Certificado de Regularidade

Procedimento de Emissão

• Acesse o site da Caixa ou o Conectividade Social
• Localize a área de FGTS para empregadores
• Informe o CNPJ da empresa
• O sistema verificará a regularidade
• Se regular, o CRF é gerado automaticamente
• Salve ou imprima o documento

Prazo de Validade

O CRF tem validade de 30 dias a partir da data de emissão. Este prazo curto exige atenção especial no controle documental.

Custo

A emissão do CRF é gratuita.

Observações Importantes

O CRF é uma das certidões com validade mais curta, exigindo renovação frequente. Empresas que participam regularmente de licitações devem estabelecer rotinas de monitoramento para evitar que o certificado vença em momento crítico.

Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)

O Que Comprova

A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) comprova a inexistência de débitos perante a Justiça do Trabalho. Ela verifica se a empresa possui condenações trabalhistas transitadas em julgado ou acordos judiciais descumpridos.

Onde Obter

A CNDT é emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST), através de seu portal eletrônico.

Endereço eletrônico:

www.tst.jus.br/certidao

Procedimento de Emissão

• Acesse o portal do TST
• Localize a seção de Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas
• Informe o CNPJ da empresa
• O sistema consulta a base nacional
• Se regular, a certidão é emitida instantaneamente
• Faça o download ou impressão

Prazo de Validade

A CNDT tem validade de 180 dias a partir da data de emissão.

Custo

A emissão da CNDT é gratuita.

Base de Consulta

A CNDT consulta o Banco Nacional de Devedores Trabalhistas (BNDT), que reúne informações de todos os Tribunais Regionais do Trabalho do país. Portanto, uma única consulta abrange todo o território nacional.

Certidões de Regularidade Estadual

Certidão Negativa de Débitos Estaduais

Comprova a regularidade da empresa perante a Fazenda Estadual, abrangendo principalmente o ICMS e eventuais outros tributos estaduais.

Onde obter: Portal da Secretaria de Fazenda (SEFAZ) do respectivo estado.

Validade: Varia conforme o estado, geralmente entre 30 e 90 dias.

Custo: Geralmente gratuita, mas alguns estados podem cobrar taxa.

Particularidades por Estado

Cada unidade federativa possui procedimentos próprios para emissão de certidões. Empresas que atuam em múltiplos estados devem conhecer as regras específicas de cada um.

Estados com maior volume de licitações:

• São Paulo (SEFAZ-SP)
• Rio de Janeiro (SEFAZ-RJ)
• Minas Gerais (SEF-MG)
• Paraná (SEFAZ-PR)
• Rio Grande do Sul (SEFAZ-RS)

Certidões de Regularidade Municipal

Certidão Negativa de Débitos Municipais

Comprova a regularidade perante a Fazenda Municipal, abrangendo ISS, IPTU, taxas municipais e outros tributos locais.

Onde obter: Portal da Prefeitura ou Secretaria de Finanças do município.

Validade: Varia conforme o município, geralmente entre 30 e 90 dias.

Custo: Varia conforme o município; alguns são gratuitos, outros cobram taxas.

Observações Importantes

A certidão municipal refere-se ao município onde está localizada a sede da empresa. Em alguns casos, editais podem exigir certidões de municípios onde a empresa possui filiais ou onde será executado o contrato.

Certidão Negativa de Falência e Recuperação Judicial

O Que Comprova

Esta certidão atesta que a empresa não está em processo de falência, recuperação judicial ou extrajudicial, demonstrando sua saúde financeira e capacidade de cumprir obrigações contratuais.

Onde Obter

É emitida pelo Cartório Distribuidor da Comarca onde está localizada a sede da empresa. Alguns estados disponibilizam emissão online.

Procedimento de Obtenção

Via presencial:

• Dirija-se ao Cartório Distribuidor da comarca
• Solicite a certidão de falência e recuperação judicial
• Informe os dados da empresa (razão social, CNPJ)
• Aguarde a emissão (geralmente no mesmo dia)
• Pague a taxa (se houver) e retire o documento

Via online (quando disponível):

• Acesse o portal do Tribunal de Justiça do estado
• Localize o serviço de certidões
• Selecione certidão de falência/recuperação judicial
• Informe os dados solicitados
• Emita ou solicite a certidão

Prazo de Validade

Geralmente 90 dias, podendo variar conforme o estado ou a exigência do edital.

Custo

Varia conforme o estado e o cartório, podendo custar de R$ 20,00 a R$ 100,00 aproximadamente.

Consulta ao CEIS e CNEP

O Que São

CEIS (Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas): Registra empresas e pessoas físicas que sofreram sanções que impliquem restrição ao direito de participar de licitações.

CNEP (Cadastro Nacional de Empresas Punidas): Registra sanções aplicadas com base na Lei Anticorrupção (Lei nº 12.846/2013).

Onde Consultar

As consultas são realizadas no Portal da Transparência da Controladoria-Geral da União (CGU).

Endereço eletrônico:

www.portaltransparencia.gov.br → Sanções → CEIS/CNEP

Natureza da Consulta

Diferentemente das demais certidões, não há emissão de documento específico. A comprovação se dá pela consulta online no momento da habilitação, geralmente realizada pelo próprio órgão licitante.

Custo

A consulta é gratuita.

Estratégias para Gestão de Certidões

Calendário de Vencimentos

Crie uma planilha ou sistema de controle com:

• Nome de cada certidão
• Data de emissão atual
• Data de vencimento
• Prazo de alerta (15 a 30 dias antes do vencimento)
• Responsável pela renovação
• Link para emissão

Renovação Preventiva

Não espere as certidões vencerem. Estabeleça a prática de renovar com antecedência, especialmente aquelas de validade curta como o CRF (30 dias).

Monitoramento Fiscal

Acompanhe regularmente a situação fiscal da empresa para detectar precocemente qualquer pendência que possa impedir a emissão de certidões.

Arquivo Digital Organizado

Mantenha todas as certidões digitalizadas em pasta organizada, com nomenclatura padronizada que facilite a identificação e localização.

Atualização no SICAF

Mantenha as certidões sempre atualizadas no SICAF. O sistema permite upload de documentos e realiza algumas validações automáticas.

Perguntas Frequentes sobre Certidões

Posso participar de licitação com certidão vencida?

Não. Certidões vencidas são consideradas documentação irregular, resultando na inabilitação da empresa. A exceção são ME e EPP que, em algumas situações, podem regularizar pendências após a declaração de vencedor.

O que fazer se não conseguir emitir uma certidão negativa?

Identifique o motivo da impossibilidade (débito, inconsistência cadastral, etc.) e providencie a regularização. Em caso de débitos, avalie opções como pagamento, parcelamento ou discussão administrativa/judicial.

Certidão positiva com efeitos de negativa vale para licitação?

Sim. A Certidão Positiva com Efeitos de Negativa (CPEND) tem os mesmos efeitos da certidão negativa para fins de licitação e contratação pública.

Preciso de certidões de todas as filiais?

Depende do edital. Geralmente, as certidões da matriz são suficientes, mas alguns editais podem exigir documentação específica de filiais, especialmente quando estas participarão da execução contratual.

Conclusão: Certidões em Dia, Oportunidades Garantidas

A gestão eficiente das certidões negativas é um dos fatores críticos de sucesso para empresas que atuam no mercado de compras públicas. Uma documentação sempre atualizada e regular garante que sua empresa esteja pronta para aproveitar qualquer oportunidade de licitação que surja.

Estabeleça rotinas de controle, utilize ferramentas de gestão documental e, quando necessário, conte com assessoria especializada para manter sua empresa sempre habilitada a participar de processos licitatórios.

A E-Licita GOV oferece serviços de gestão documental e monitoramento de certidões, ajudando sua empresa a manter a regularidade cadastral de forma contínua e profissional.

Mantenha suas certidões em dia e nunca perca uma oportunidade de negócio com o setor público.